En Configuración > Automatización puedes escribir con tus propias palabras qué tareas repetitivas quieres que WorkMeter haga por ti. No hace falta programar nada ni aprender reglas: escribes un texto, WorkMeter te muestra cómo lo ha entendido y, si estás de acuerdo, lo guardas.
Hay tres opciones:
- Cambios en calendario: aprueba solas las peticiones de calendario (vacaciones, asuntos propios…) que cumplan los criterios de tu empresa.
- Ediciones de actividad: aprueba solas las ediciones de actividad que añaden tiempo a un día y cumplen tus criterios.
- Analizador: te envía cada día, cada semana o cada mes un informe con lo que quieras saber, por ejemplo «empleados que empiezan la jornada después de las 10:00».
Quién puede usarlas 🔗
Las automatizaciones son un módulo que se activa por cuenta. Si no ves la opción Automatización en el menú de Configuración, contacta con WorkMeter para activarla.
Dentro de la cuenta, Cambios en calendario y Ediciones de actividad solo las pueden configurar los usuarios con rol de administrador. El Analizador también lo pueden usar los responsables de grupo con acceso a la configuración, salvo los que solo pueden ver datos agregados: en su menú, Automatización solo muestra el Analizador, y sus informes solo incluyen a los empleados de sus grupos. Más detalles en Analizador.
Nota: después de activar el módulo, cierra sesión y vuelve a entrar para ver la opción en el menú.
Cómo funcionan las aprobaciones automáticas 🔗
Las opciones Cambios en calendario y Ediciones de actividad funcionan igual:
- Escribes una o varias políticas: textos que dicen qué peticiones quieres aprobar, con sus condiciones. Por ejemplo: «Aprobar las peticiones de vacaciones si son de menos de 5 días naturales y no son en diciembre».
- Al guardar, WorkMeter convierte el texto en comprobaciones concretas. Si alguna parte del texto no se puede comprobar con los datos de WorkMeter, no se guarda y te dice qué parte es, para que la escribas de otra forma.
- Cada pocos minutos, WorkMeter revisa las peticiones pendientes con todas tus políticas. Si alguna política la aprueba, la petición se aprueba (o se marca como que «la aprobaría», según el modo). Si ninguna la aprueba, queda pendiente para su responsable, con el motivo.
Garantías:
- Nunca deniega. Una petición que no cumple ninguna política no se rechaza: queda pendiente para su responsable, que decide como siempre.
- La decisión de una persona prevalece siempre. El responsable puede aceptar o denegar cualquier petición, y puedes pausar la automatización en cualquier momento.
- Decide el programa, no la IA. La IA solo traduce tu texto a comprobaciones cuando guardas la política. Después, cada petición se comprueba con esas reglas, de forma objetiva e igual para todos.
- Los datos no salen de la plataforma de WorkMeter.
Los dos modos 🔗
Cada aprobación automática tiene dos modos:
- Solo sugerir: no se aprueba nada solo. En Notificaciones verás marcadas las peticiones que se aprobarían y las que requieren revisión manual, y las decide su responsable. Es el modo con el que empieza toda cuenta, para que puedas comprobar que tus políticas hacen lo que esperas.
- Aplicar: las peticiones nuevas que cumplen alguna política se aprueban solas. El resto queda pendiente para su responsable.
Qué verás en Notificaciones 🔗
Con la automatización activada, la lista de Notificaciones muestra la columna Revisión automatización, con una de estas marcas:
- Aprobada por automatización: la petición se aprobó sola.
- La aprobaría: cumple una política, pero la cuenta está en modo Solo sugerir.
- No se puede aprobar automáticamente, requiere revisión manual: no la aprueba ninguna política. En la ventana de detalle, el desplegable Ver motivo explica por qué.
- Todavía no cumple la política: la cumplirá más adelante (por ejemplo, cuando lleve más días pendiente). WorkMeter la vuelve a revisar cada noche.
- Fuera de la automatización: es una petición que nunca se revisa automáticamente (por ejemplo, de un tipo de día restringido a Recursos Humanos).
El empleado no ve el motivo ni la revisión: en sus notificaciones, una petición aprobada sola aparece como «Aprobada según la política de la empresa».