Apenas para Administradores ou Gestores
Esta página explica em detalhe as diferenças entre os conceitos de "Empregado" (reportador de dados) e "Usuário" (visualizador de dados), e seus níveis de acesso. Embora seja sempre bom conhecer as ferramentas em detalhe, não é necessário que leia e compreenda esta seção profundamente se não for um diretor de RH, de TI ou o Administrador da conta.
Para compreender bem o funcionamento do produto, é importante conhecer a terminologia que o WorkMeter utiliza para identificar cada um dos papéis e/ou identidades das pessoas envolvidas no produto, e os procedimentos básicos relativos a essas identidades.
O WorkMeter gerencia principalmente duas identidades:
- Empregado : pessoa que reporta dados na aplicação. O empregado nem sempre tem acesso à plataforma para consultar seus dados. Os empregados normalmente se identificam ou pelo LOGIN do equipamento de onde reportam, ou pelo seu e-mail de acesso ao app de reporting (por exemplo, MyApp para reportar a partir de um smartphone)
- Usuário : pessoa que tem uma "conta de acesso" para ver dados na plataforma. Em função do "nível de acesso" deste usuário, poderá ver mais ou menos dados. Alguns exemplos de "níveis de acesso" poderiam ser:
- Conta de acesso de empregado: pode acessar para ver seus dados
- Conta de acesso de gestor de grupo: pode acessar para ver dados de grupos de pessoas
- Conta de administrador: tem acesso para ver todos os dados da plataforma.
Portanto, em muitos casos um Empregado é também Usuário, por isso a plataforma mantém internamente uma lista de vínculos entre Usuários e Empregados, mas em função de como o Usuário é criado (ou seja, como a "conta de acesso" é criada), esse vínculo é criado de uma forma diferente.
Como são criadas as contas de empregado 🔗
Os empregados podem reportar dados a partir de vários dispositivos; PC, smartphone, tablet, ...etc Para os empregados que reportam a partir do PC, NÃO é necessário criar a conta de empregado, pois ao instalar a aplicação no PC, o LOGIN será criado automaticamente. Para os empregados que reportam a partir de outros dispositivos, veja a seção seguinte.
Como são criadas as contas de acesso (usuário) 🔗
Como mencionado acima, para poder acessar a plataforma, é necessário dispor de uma "conta de acesso" de Usuário que terá associado um "nível de acesso". As contas de acesso são criadas a partir de diferentes partes da aplicação em função do perfil do usuário:
- Gestor de grupo: a criação e modificação das contas de acesso para os gestores de grupo (managers) é realizada na seção "Manager y Roles" dentro da configuração (veja mais informações em Managers y Roles ). É importante destacar que quando se cria uma "conta de acesso" a partir desta seção, ela não poderá mais ser criada como empregado (veja abaixo o procedimento para criar contas de acesso com múltiplos papéis).
- Empregado que reporta manualmente: para criar um empregado que NÃO possui PC, e que portanto reportará atividade sempre de forma manual, pode-se criar sua "conta de empregado" e "conta de acesso" pela opção "criar empregado sem PC" que se encontra em Configuração->Organograma->Empregados. Este procedimento cria internamente tanto o "Empregado" quanto a "conta de acesso", por isso os usuários criados por este procedimento também não poderão ser criados posteriormente por outro procedimento.
- Empregado que reporta automaticamente a partir de um PC: na maioria dos casos, os empregados vão reportar a partir do PC, criando-se automaticamente sua conta de empregado assim que o PC é iniciado. No entanto, sua "conta de acesso" não é criada automaticamente, pois ainda não há uma senha para acessar seus dados. Para criar a "conta de acesso" para esses empregados, deve-se realizar a partir do ícone que existe em cada PC, que cria a "conta de acesso" e vincula esse "Usuário" com esse "Empregado", o que é explicado com mais detalhes no ponto seguinte.
Nota: As "contas de acesso" são sempre compostas por um login (e-mail) e senha e não devem ser confundidas com o login do PC que identifica o empregado, que normalmente não é uma conta de e-mail, mas sim um identificador do nome, do tipo APEREZ por exemplo, que usaremos mais adiante neste documento)
Vínculo entre Empregado e Usuário 🔗
As soluções da WorkMeter se caracterizam por que, além dos sistemas tradicionais, dispõem de um sistema de reporting automatizado que funciona simplesmente instalando o software em um PC. Esta pequena peça de software identifica o empregado uma vez que ele realiza o processo de login em seu equipamento, detectando o início, o fim da jornada e as pausas relevantes, de forma totalmente automática e sem intervenção do empregado. Isso representa uma vantagem importante, pois não requer que cada empregado tenha que se registrar manualmente no sistema para já estar reportando atividade. Mas isso não garante que o empregado tenha acesso para ver seus dados ou realizar ações na plataforma, como solicitar férias ou usar o editor de atividade manual. Para poder fazer isso, o empregado deve se tornar Usuário e obter uma "conta de acesso". Isso se consegue clicando no ícone do seu PC e no menu, clicando na opção "acceda a su cuenta" (pode ver mais informações no ponto 2 da guía de inicio ). A primeira vez que o empregado realizar essa ação, será criado o usuário, ou seja, a "conta de acesso" para que o empregado possa ver seus dados. O sistema criará internamente um vínculo entre a conta de empregado e a conta de acesso recém-criada.
Como explicado nos pontos anteriores, o sistema mantém uma lista de vínculos entre os Empregados e os Usuários relativos a esses empregados. Pode-se saber se um empregado criou sua "conta de acesso" (identidade de usuário), através do painel de Configuração->Organograma->Empregados, ou até mesmo apagar essa "conta de acesso". Os empregados que reportam sem PC, sua identidade de "Empregado" e sua identidade de "Usuário" são a mesma, por isso não é possível eliminar a "conta de acesso" de um Empregado desse tipo.
Reporte dual: PC e Manual 🔗
Às vezes, há empregados que precisam reportar automaticamente a partir de um PC e a partir do app no smartphone. Isso provoca confusão, pois se se cria um usuário manual, não é mais possível que o empregado depois, a partir do seu PC, utilize esse endereço de e-mail para vincular seu Empregado (login do sistema operacional, APEREZ) com sua "conta de acesso".
Para essas situações, o procedimento a seguir é:
- Usar a opção "Acceda a su cuenta" do ícone: este passo pedirá um endereço de e-mail e uma senha, e realizará internamente duas coisas: criará a "conta de acesso" para esse Usuário, e vinculará o Usuário ao Empregado. Dessa forma, quando o Usuário entrar (tanto pelo ícone quanto pela web) com esse e-mail e senha, terá acesso aos dados reportados pelo Empregado (o mesmo)
Contas de Acesso com Múltiplos papéis (Managers que reportam) 🔗
Outra situação muito comum é que um Empregado precise ter uma "conta de acesso" de empregado para ver seus dados, e outra de Responsável de Grupo para gerir um grupo de empregados. O produto suporta esse tipo de perfis, mas é necessário criá-lo na ordem correta para que o sistema interprete que se trata de um empregado com acesso e um manager, ao mesmo tempo (papel duplo). A ordem correta é:
- Vá para configurações->Managers e Roles, e crie a "conta de acesso" de Gestor de Grupo usando o mesmo e-mail que foi usado no passo1.
Se a "conta de acesso" for criada na seção de configurações "Managers e Roles" antes que o Funcionário tenha instalado o produto em seu PC e acessado sua conta, não será possível criar a "conta de acesso" para o funcionário. Para resolver essa situação, em "Managers e Roles" exclua a "conta de acesso" e siga o procedimento descrito aqui.
Caso especial: Criação de funcionários que estão afastados 🔗
Durante a implementação em uma empresa, é comum às vezes surgir a necessidade de cadastrar funcionários que NÃO vão reportar em uma fase inicial, pois estão afastados ou de férias naquele momento, e sua equipe não está nas instalações da empresa. Esta é uma situação que requer um tratamento especial, pois o WorkMeter é concebido para que os funcionários façam reportes. Como explicado nos pontos anteriores, as soluções do WorkMeter permitem criar funcionários de dois tipos; 1) os que vão reportar manualmente ou 2) os que vão reportar no PC (e opcionalmente, manualmente). Não é possível criar um usuário que tenha que reportar automaticamente a partir de um PC, sem instalar o software no PC e fazer login com sua identidade de funcionário (APEREZ).
Para essas situações, existem as seguintes alternativas:
- Criar um usuário de reporte manual: se prevê que o funcionário ficará muito tempo afastado, pode-se criar um "Funcionário sem PC", para poder colocar seu calendário, mas este procedimento exigirá uma transferência manual dos dias de afastamento quando o funcionário retornar, pois nesse momento, será necessário realizar o seguinte procedimento:
- Excluir o "Funcionário sem PC".
Nota: nessas situações, recomendamos manter um período de sobreposição após a implantação do produto WorkMeter e o procedimento que a empresa utilizava anteriormente.