Apenas para Administradores ou Gestores
Esta página explica em detalhe as diferenças entre os conceitos de "Empregado" (reportador de dados) e "Usuário" (visualizador de dados), e seus níveis de acesso. Embora seja sempre bom conhecer as ferramentas em detalhe, não é necessário que leia e compreenda esta seção em profundidade se não for um diretor de RH, de TI ou o Administrador da conta.
Para compreender bem o funcionamento do produto, é importante conhecer a terminologia que o WorkMeter utiliza para identificar cada um dos papéis e/ou identidades das pessoas envolvidas no produto, e os procedimentos básicos relativos a essas identidades.
O WorkMeter gerencia principalmente duas identidades:
- Empregado : pessoa que reporta dados na aplicação. O empregado nem sempre tem acesso à plataforma para consultar seus dados. Os empregados normalmente se identificam ou pelo LOGIN do equipamento de onde reportam, ou pelo seu e-mail de acesso ao app de reporting (por exemplo, MyApp para reportar a partir de um smartphone)
- Usuário : pessoa que tem uma "conta de acesso" para ver dados na plataforma. Dependendo do "nível de acesso" deste usuário, poderá ver mais ou menos dados. Alguns exemplos de "níveis de acesso" poderiam ser:
- Conta de acesso de empregado: pode acessar para ver seus dados
- Conta de acesso de gestor de grupo: pode acessar para ver dados de grupos de pessoas
- Conta de administrador: tem acesso para ver todos os dados da plataforma.
Portanto, em muitos casos um Empregado é também Usuário, por isso a plataforma mantém internamente uma lista de vínculos entre Usuários e Empregados, mas dependendo de como o Usuário é criado (ou seja, como a "conta de acesso" é criada), este vínculo é criado de forma diferente.
Como são criadas as contas de empregado
Os empregados podem reportar dados a partir de vários dispositivos; PC, smartphone, tablet, ...etc Para os empregados que reportam a partir do PC, NÃO é necessário criar a conta de empregado, pois ao instalar a aplicação no PC, o LOGIN será criado automaticamente. Para os empregados que reportam a partir de outros dispositivos, veja a seção seguinte.
Como são criadas as contas de acesso (usuário)
Conforme mencionado acima, para poder acessar a plataforma, é necessário dispor de uma "conta de acesso" de Usuário que terá associado um "nível de acesso". As contas de acesso são criadas a partir de diferentes partes da aplicação, dependendo do perfil do usuário:
- Gestor de grupo: a criação e modificação das contas de acesso para os gestores de grupo (managers) é realizada na seção "Manager e Roles" dentro das configurações (veja mais informações em Managers y Roles ). É importante destacar que quando uma "conta de acesso" é criada a partir desta seção, ela não poderá mais ser criada como empregado (veja abaixo o procedimento para criar contas de acesso com múltiplos papéis).
- Empregado que reporta manualmente: para criar um empregado que NÃO possui PC, e que portanto reportará atividade sempre de forma manual, pode-se criar sua "conta de empregado" e "conta de acesso" a partir da opção "criar empregado sem PC" que se encontra em Configuração->Organograma->Empregados. Este procedimento cria internamente tanto o "Empregado" quanto a "conta de acesso", portanto os usuários criados com este procedimento também não poderão ser criados posteriormente por outro procedimento.
- Empregado que reporta automaticamente a partir de um PC: na maioria dos casos, os empregados irão reportar a partir do PC, sendo criada automaticamente sua conta de empregado assim que o PC é iniciado. No entanto, sua "conta de acesso" não é criada automaticamente, pois ainda não há uma senha para acessar seus dados. Para criar a "conta de acesso" para esses empregados, deve-se realizar a partir do ícone que há em cada PC, que cria a "conta de acesso" e vincula esse "Usuário" com esse "Empregado", o que é explicado com mais detalhes no ponto seguinte.
Nota: As "contas de acesso" são sempre compostas por um login (e-mail), e senha, e este "login" não deve ser confundido com o login do PC que identifica o empregado, e que normalmente não é uma conta de e-mail, mas um identificador do nome, do tipo APEREZ por exemplo, que utilizaremos mais adiante neste documento)
Vínculo entre Empregado e Usuário
As soluções da WorkMeter se caracterizam por que, além dos sistemas tradicionais, dispõem de um sistema de reporting automatizado que funciona simplesmente instalando o software em um PC. Esta pequena peça de software identifica o empregado uma vez que este realiza o processo de login em seu equipamento, detectando o início, o fim da jornada, e as pausas relevantes, de forma totalmente automática e sem intervenção do empregado. Isso representa uma vantagem importante, pois não requer que cada empregado tenha que se cadastrar manualmente no sistema para que já esteja reportando atividade. Mas isso não garante que o empregado tenha acesso para ver seus dados ou realizar ações na plataforma, como solicitar férias ou utilizar o editor de atividade manual. Para poder fazer isso, o empregado deverá se tornar Usuário e obter uma "conta de acesso". Isso se consegue pressionando o ícone do seu PC e no menu, selecionando a opção "acesse sua conta" (pode ver mais informações no ponto 2 da guia de início ). Na primeira vez que o empregado realizar essa ação, será criado o usuário, ou seja, a "conta de acesso" para que o empregado possa ver seus dados. O sistema criará internamente um vínculo entre a conta de empregado e a conta de acesso recém criada.
Como explicado nos pontos anteriores, o sistema mantém uma lista de vínculos entre os Empregados e os Usuários relativos a esses empregados. Pode-se saber se um empregado criou sua "conta de acesso" (identidade de usuário), através do painel de Configuração->Organograma->Empregados, ou até mesmo apagar essa "conta de acesso". Os empregados que reportam sem PC, sua identidade de "Empregado" e sua identidade de "Usuário" são as mesmas, portanto não é possível eliminar a "conta de acesso" de um Empregado deste tipo.
Relatório dual: PC e Manual
Em algumas ocasiões, há empregados que precisam reportar de forma automática a partir de um PC e a partir do app no smartphone. Isso provoca confusão, pois se for criado um usuário manual, não será possível que o empregado depois, a partir do seu PC, utilize esse endereço de e-mail para vincular seu Empregado (login do sistema operacional, APEREZ) com sua "conta de acesso".
Para essas situações, o procedimento a seguir é:
- Usar a opção "Acesse sua conta" do ícone: este passo pedirá um endereço de e-mail e uma senha, e realizará internamente duas coisas: criará a "conta de acesso" para esse Usuário, e vinculará o Usuário ao Empregado. Dessa forma, quando o Usuário entrar (tanto pelo ícone quanto pela web) com esse e-mail e senha, terá acesso aos dados reportados pelo Empregado (o mesmo)
Contas de Acesso com Múltiplos papéis (Managers que reportam)
Outra situação muito comum é que um Empregado precise ter uma "conta de acesso" de empregado para ver seus dados, e outra de Responsável de Grupo para gerir um grupo de empregados. O produto suporta esse tipo de perfis, mas é necessário criá-lo na ordem correta para que o sistema interprete que se trata de um empregado com acesso e um manager, ao mesmo tempo (papel duplo). A ordem correta é:
- Vá para configurações->Gerentes e Funções, e crie a "conta de acesso" de Gestor de Grupo usando o mesmo e-mail que foi usado no passo 1.
Se a "conta de acesso" for criada na seção de configurações "Gerentes e Funções" antes que o Funcionário tenha instalado o produto em seu PC e acessado sua conta, não será possível criar a "conta de acesso" para o funcionário. Para resolver essa situação, em "Gerentes e Funções" exclua a "conta de acesso" e siga o procedimento descrito aqui.
Caso especial: Criação de funcionários que estão afastados
Durante a implementação em uma empresa, é normal que às vezes surja a necessidade de cadastrar funcionários que NÃO vão reportar em uma fase inicial, pois estão afastados ou de férias naquele momento, e seu equipamento não está nas instalações da empresa. Esta é uma situação que requer um tratamento especial, pois o WorkMeter é concebido para que os funcionários façam reportes. Como explicado nos pontos anteriores, as soluções do WorkMeter permitem criar funcionários de dois tipos; 1) os que vão reportar manualmente ou 2) os que vão reportar no PC (e opcionalmente, manualmente). Não é possível criar um usuário que tenha que reportar automaticamente a partir de um PC, sem instalar o software no PC e fazer login com sua identidade de funcionário (APEREZ).
Para essas situações, existem as seguintes alternativas:
- Criar um usuário de reporte manual: se prevê que o funcionário ficará muito tempo afastado, pode-se criar um "Funcionário sem PC", para poder colocar seu calendário, mas este procedimento exigirá uma transferência manual dos dias de afastamento quando o funcionário retornar, pois nesse momento, será necessário realizar o seguinte procedimento:
- Excluir o "Funcionário sem PC".
Nota: nessas situações, recomendamos manter um período de sobreposição após a implantação do produto WorkMeter e o procedimento que a empresa tinha anteriormente.