O primeiro passo para vincular sua atividade ao projeto correspondente é começar a configurar os projetos de trabalho.
Configuração >Projetos>Configurar projetos 🔗
Clique no botão " Criar projeto "
À direita abrirá uma janela com as diferentes opções para configurar o projeto:
- Nome do projeto
- Descrição do projeto
- Cor : escolha uma cor para ilustrar o projeto
- Limite de tempo: defina se deseja limitar um máximo de minutos por dia para esse projeto. Por exemplo, se selecionar 60 minutos, a atividade no projeto será descontada enquanto você trabalha nele até que esse limite de tempo se esgote. Uma vez consumido o tempo diário, o projeto desaparecerá do menu suspenso do WorkProject.
- Horário: defina um intervalo de horas para que o projeto possa ser selecionado ou não a partir do ícone da aplicação. Por exemplo, se limitar o horário de um projeto das 10:00 às 17:00 significa que nem antes das 10:00 nem depois das 17:00 será possível reportar atividade a esse projeto.
- Tempo planejado (h): representam as horas previstas que você vai dedicar a esse projeto e servem para calcular as variações entre suas previsões iniciais e os resultados reais coletados pelo WorkProject e que aparecem no painel "Previsões". Insira uma quantidade em horas.
- Data prevista: define uma data de entrega ou conclusão do projeto. Assim como o tempo planejado, serve para calcular posteriormente as variações.
- Preço h ora faturável: representa o preço que você vai cobrar por cada hora dedicada ao projeto e ajuda a calcular facilmente a faturação desse projeto. Serve para calcular custos e benefícios no painel "Dados financeiros". Insira um valor na sua moeda correspondente, euros (€), dólares ($), etc. IMPORTANTE: se preencher este campo, a informação prevalecerá ao calcular as margens e benefícios do projeto, portanto, não será considerada a hora faturável que você tenha inserido na configuração dos funcionários. Se deixar em branco, a ferramenta usará a informação da hora faturável dos seus funcionários ao calcular a rentabilidade e margens.
Nota: quando atribuirmos um projeto ou tarefa a um usuário ou grupo de trabalho, será herdado para baixo, ou seja, tanto a tarefa quanto a subtarefa.
Como atribuir projetos a funcionários e/ou grupos de trabalho 🔗
Uma vez que você já tenha os projetos criados, deve atribuí-los aos funcionários ou grupos correspondentes.
- Clique no ícone se quiser adicionar funcionários individualmente ou em para adicionar um grupo inteiro de trabalho.
- Dependendo do que escolher, serão mostrados todos os funcionários da organização ou todos os grupos de trabalho criados.
- Selecione manualmente os funcionários ou grupos aos quais deseja atribuir essa tarefa (as alterações são salvas em tempo real).
Lembre-se de usar o buscador de funcionários para filtrar resultados.
Podemos encontrar a opção de Pacotes de projetos, que permite criar regras de atribuição de projetos (APS) e atribuí-las a grupos para centralizar as regras.
Fechar/abrir projetos 🔗
Os projetos criados podem ser abertos e fechados conforme as necessidades do grupo/funcionários que estejam atribuídos a eles. Se um projeto vai deixar de ser usado temporariamente e não queremos perder sua configuração, ou as regras atribuídas para sua ativação, em vez de excluí-lo e perder todo esse histórico, podemos simplesmente fechá-lo e reabri-lo quando for necessário novamente.
No caso de querer criar um projeto, clicaremos no ícone de cruz.
Para visualizar os projetos que temos fechados, devemos ativar a opção "Ver fechados" e clicar no símbolo play.
Tarefas e subtarefas 🔗
WorkProject permite adicionar tarefas e subtarefas aos projetos de trabalho que você já tenha criado. As tarefas ficam dentro dos projetos e podem ajudar você a dividir esses projetos em ações ou processos menores. Por sua vez, você pode adicionar diferentes subtarefas às suas tarefas. Para editar ou adicionar grupos, é necessário ativar o módulo de projetos.
Essa funcionalidade do WorkProject é especialmente útil se dentro de um mesmo projeto forem realizadas diferentes tarefas ou processos que você queira analisar em detalhe, permitindo que você faça um melhor acompanhamento da atividade dos seus projetos, assim como uma análise mais aprofundada.
Mostramos isso com o seguinte exemplo:
- O projeto principal é "Marketing Sociais"
- Existem 3 tarefas que dependem dele: Facebook, Linked I n e Twitter
- E dentro de cada uma dessas tarefas, há diferentes subtarefas denominadas "Campanhas ADS" e "Criar conteúdo"
Criar tarefas ou subtarefas de um projeto 🔗
- Vá para Configuração > Projetos > Configurar projetos
- Clique no ícone do projeto ao qual deseja adicionar uma tarefa (se a tarefa for para um novo projeto, primeiro você deverá criá-lo) ou uma subtarefa (expandindo o projeto e selecionando o ícone da tarefa correspondente).
- Insira o nome da tarefa ou subtarefa. À medida que você digita, o autocompletar mostrará as tarefas já criadas que você pode selecionar para não repeti-las. Dessa forma, você poderá analisar posteriormente as informações caso uma tarefa se repita em diferentes projetos.
- Opcionalmente, você também pode preencher o restante das informações (descrição, cor, tempo planejado, preço da hora faturável etc.).
- Clique em salvar para guardar a tarefa ou subtarefa.
Sua tarefa será criada imediatamente e você já poderá começar a selecioná-la na sua lista de projetos. Caso queira editar uma tarefa já criada, basta clicar no ícone para modificar as informações.
Atribuir tarefas ou subtarefas a usuários ou grupos 🔗
- Localize a tarefa/subtarefa que deseja atribuir, para isso expanda a lista de tarefas do projeto que lhe interessa. Lembre-se que pode usar o buscador para filtrar resultados tanto de projetos quanto de tarefas/subtarefas.
- Clique se quiser adicionar funcionários individuais ou para adicionar um grupo inteiro de trabalho.
- Conforme o que você escolher, serão mostrados todos os funcionários da organização ou todos os grupos de trabalho que você criou.
- Selecione manualmente os funcionários ou grupos aos quais deseja atribuir essa tarefa (as alterações são salvas em tempo real).
Nota: quando atribuímos uma tarefa ou subtarefa a um usuário ou grupo de trabalho, ela será herdada para cima, ou seja, será atribuída tanto a nova tarefa quanto todo o projeto.
Selecionar e alternar entre projeto ou tarefas 🔗
No WorkProject é muito fácil selecionar os projetos ou tarefas nos quais você está trabalhando. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o ícone do WorkProject e selecionar o que precisar clicando novamente.
Se precisar reportar em uma tarefa/subtarefa específica, primeiro deve encontrar o projeto ao qual estão associadas e depois mover o mouse até ele até que apareça a lista de tarefas que esse projeto possui. Selecione a que lhe interessar e clique novamente para salvar as alterações.
Você pode editar projetos e atividades separadamente, para saber como fazer isso vá para "Configuração > Opções Gerais" .